Система электронного документооборота ПФР

Современные технологии позволяют компаниям максимально оптимизировать сдачу бухгалтерских отчетов в государственные учреждения, в том числе и пенсионных. С начала 2017 года в России вступил в силу закон, согласно которому все предприятия с общим штатом служащих более 25 вынуждены отправлять отчетность в электронном формате. Для этой цели организациям необходимо подать заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР, образец которого размещен на официальном Интернет-ресурсе фонда, и заключить соответствующее соглашение.

Сдача отчетности в электронном виде

До 1 января 2017 года ПФР активно практиковал электронную систему документооборота с компаниями на добровольной основе. Организациям предоставлялся выбор сдачи отчетности посредством телекоммуникационных каналов связи (ТКС) или в привычном бумажном виде. После выхода нового постановления правила изменились:

  • предприятия, среднее число работников которых равно или превышает 25 человек, обязаны сдавать отчетность только в электронной форме;
  • организации со средней численностью сотрудников до 24 человек включительно оставляют за собой право выбора формы отчета.

Если работодатель, в штате которого более 25 служащих, подает отчет в бумажном виде, ПФР признает его недействительным и устанавливает наказание в виде штрафа в установленном законом порядке.

Система электронного документооборота ПФР

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде посредством ТКС быстрее и удобнее. Отмечаются следующие преимущества:

  • надежность учета передаваемых документов, повышенная конфиденциальность;
  • отправить отчет можно в любое время суток;
  • при обнаружении ошибок ПФР незамедлительно отправляет документ на доработку, где ответственное лицо на рабочем месте может быстро исправить неточность и тут же отправить отчет обратно;
  • бухгалтеру предприятия больше не нужно лично посещать отделения фонда;
  • после проверки отчетности уполномоченный орган присылает уведомление.

Особенности соглашения с ПФР об электронном документообороте

Для осуществления операции необходимо заключить с ПФР соглашение об обмене электронными документами, которое имеет такие характеристики:

  • для оформления договора достаточно наличие электронной подписи только у руководителя компании;
  • передаваемая информация считается конфиденциальной и находится под действием закона о защите персональных данных;
  • отправлять отчеты имеет право только лицо, которому принадлежит электронная подпись, иначе она утрачивает юридическую силу;
  • работодатель может расширить круг лиц, имеющих доступ к отчетной информации, предоставляя им право просмотра, редактирования и утверждения данных.

Прежде чем заключить договор с ПФР, на предприятии готовится внутренний правовой акт, устанавливающий сферу применения документов в электронной форме и людей, имеющих право доступа к ним.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Чтобы начать пользоваться электронным документооборотом с ПФР, одного соглашения с фондом недостаточно. Необходимо пройти следующие этапы.

  1. Договор с оператором ТКС. Работодатель выбирает поставщика, осуществляющего документооборот, из опубликованного на официальном сайте ПФР списка. В него входят проверенные операторы, прошедшие аккредитацию и получившие лицензию. Далее заключается соглашение, где определяются тарифы, абонентская плата, перечень входящих услуг, гарантии и т.д.
  2. Получение электронной цифровой подписи. Она оформляется в Удостоверяющих центрах Минкомсвязи при предоставлении паспорта, правоустанавливающих документов предприятия и его устава, где прописаны лица, имеющие право на подписание отчетности.
  3. Установка программного обеспечения. Оператор самостоятельно подбирает и устанавливает необходимое для обмена данными оборудование. Оно должно быть совместимо с программами фонда, иначе оборот становится невозможным. В случае отсутствия в договоре этой услуги, работодателю следует довериться специалистам.
  4. Заявление. Заявитель заполняет бланк по образцу и подает его в уполномоченный орган вместе с другими необходимыми документами (соглашения с оператором ТКС и УЦ, правоустанавливающие документы предприятия).
  5. Соглашение. В отделении заключается безвозмездный договор между фондом и представителем компании.

Система электронного документооборота ПФР

Заявление на электронный документооборот с ПФР

Образец заявления на подключение электронной отчетности в ПФР находится в общем доступе на официальном Интернет-ресурсе фонда. Он состоит из трех разделов, где первые два приходятся на данные о работодателе, а третий содержит информацию о применяемых методах криптозащиты. При этом заполняется либо первый блок (для юридических лиц), либо второй (для индивидуальных предпринимателей).

Как заполнять

Для начала заполняется шапка, где прописывается наименование отделения ПФР, куда направляется прошение. Затем блок информации о заявителе, где необходимо указать:

  • для юридических лиц: наименование предприятия, ИНН, КПП, адреса, контактная информация, ФИО директора и некоторые другие данные;
  • для физических лиц: ФИО, СНИЛС, ИНН, контактная информация, адрес и номер регистрации в ПФ РФ.

Следующий шаг – внесение информации о поставщике ТКС, с которым работодатель заключил соглашение. Здесь указывается помимо общих сведений конкретное средство криптозащиты. Последний блок остается пустым, его заполняет сотрудник ПФР. Далее ставится дата, подпись директора и печать.

Законодательное регулирование

Процедура регулируется различными нормативными актами. Среди них выделяют:

  1. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ;
  2. Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 N 27-ФЗ.

Современные средства передачи информации позволяют предприятиям осуществлять с ПФР электронный документооборот, значительно упрощающий процедуру предоставления отчетности. Такой способ надежнее, удобнее и не требует систематических посещений отделений фонда.

Оцените статью
zavtrapensiya.ru
Добавить комментарий

Adblock
detector
Москва и МО:
+7(499) 938-40-67
СПб и Лен. область: Санкт-Петербург и область:
+7(812) 467-44-78
Россия (горячая линия):
8(800) 350-23-69
Получить консультацию